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淺談如何提高教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的工作效率
教學(xué)秘書是高校最基層最直接的教學(xué)管理人員,承擔(dān)著具體的日常教學(xué)管理工作,是學(xué)院與各系教學(xué)工作的聯(lián)系紐帶,其工作的好壞直接或間接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。因此,分析教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的現(xiàn)狀、存在的問題,探討具體的改進(jìn)措施,對(duì)提高高等學(xué)院教育教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1 教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀及存在的問題
1.1 對(duì)教學(xué)秘書工作認(rèn)識(shí)和重視程度不夠
教學(xué)秘書的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生,教學(xué)秘書的服務(wù)對(duì)象是人,教師有職稱、年齡、學(xué)歷、閱歷等方面的不同,學(xué)生有性格、家庭、學(xué)習(xí)目的等方面的不同,這就給教學(xué)秘書的服務(wù)增大了難度。
我國高校普遍存在著重教學(xué),輕管理的現(xiàn)象。高等院校投入很多的精力來提高教學(xué)質(zhì)量,重視教師整體的穩(wěn)定建設(shè),卻容易忽視教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè),認(rèn)為教學(xué)秘書的工作只是簡單的調(diào)課、統(tǒng)計(jì)成績、管理相關(guān)教學(xué)工作等事務(wù)性工作,既無法評(píng)定優(yōu)劣,又不能做出成果,更不能創(chuàng)造實(shí)際效益,所以在評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面的機(jī)會(huì)少,并且得不到認(rèn)同。
1.2 教學(xué)秘書的工作繁雜多樣、負(fù)擔(dān)大
教學(xué)秘書的工作范圍涉及到教學(xué)管理工作的各個(gè)方面,如協(xié)助系主任制定或修改教學(xué)計(jì)劃、監(jiān)督按照要求制定教學(xué)大綱、教學(xué)日歷,每天檢查教師的上課情況、做好本系教師及各班級(jí)調(diào)課、停課等突發(fā)情況、學(xué)期末試卷的收集及檢查核對(duì),安排各種類型的考試、分配監(jiān)考教師,大四畢業(yè)生畢業(yè)論文的相關(guān)工作、制定開課計(jì)劃及開課任務(wù)的分配、聘請(qǐng)高學(xué)歷、高職稱的名師來承擔(dān)本系的教學(xué)任務(wù),按照教師的時(shí)間分配,各班級(jí)的具體情況,合理安排課程表,教師工作量的統(tǒng)計(jì)、教學(xué)檢查、統(tǒng)計(jì)征訂教材等等一系列日常工作。
教學(xué)秘書工作還需要完成各部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作,做好會(huì)議記錄、部門人員日�？记凇⒏黝愇募�、紅頭文件的存檔,書寫各類的總結(jié),報(bào)表等等。
教學(xué)秘書的工作既有常規(guī)性的日常教學(xué)管理工作,又有一些突發(fā)性的教學(xué)異常情況,既面向教務(wù)處,又要面向?qū)W校和其他各系,還需要面向教師、輔導(dǎo)員和學(xué)生,有些事情需要反復(fù)地、多次地溝通協(xié)調(diào)。這都加重了教學(xué)秘書的工作量。
1.3 獨(dú)立學(xué)院師資結(jié)構(gòu)加大了教學(xué)秘書管理的難度
獨(dú)立學(xué)院的師資隊(duì)伍由自有教師和外聘教師兩部分構(gòu)成,由于外聘教師是從各個(gè)高校聘請(qǐng)過來的,在原工作單位也有大量的教學(xué)任務(wù),只能將很少的精力投入到獨(dú)立學(xué)院,加大了教學(xué)秘書管理的難度。教學(xué)秘書要認(rèn)真審核外聘教師的學(xué)歷、職稱,以及授課經(jīng)驗(yàn)。在排課過程中,為避免上課時(shí)間的沖突,要多次與教務(wù)處和老師溝通,將外聘教師的授課時(shí)間合理安排。并協(xié)助教務(wù)處計(jì)算核對(duì)外聘教師的課時(shí)量。解決外聘教師在授課期間存在的各種問題,并檢查、監(jiān)督外聘教師的教學(xué)質(zhì)量。還需召開教師座談會(huì),學(xué)生座談會(huì),及時(shí)掌握教師的授課質(zhì)量,將反饋結(jié)果及時(shí)反映給主任或者教務(wù)處。
2 提高教學(xué)秘書在教學(xué)管理中工作效率的措施
2.1 提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì),建立學(xué)習(xí)機(jī)制,提高管理水平,業(yè)務(wù)能力
教學(xué)秘書要努力學(xué)習(xí)教育管理科學(xué)知識(shí),掌握教學(xué)管理規(guī)律,提高教學(xué)管理水平,在工作中保持平和的心態(tài),發(fā)揚(yáng)無私奉獻(xiàn)的精神和開拓創(chuàng)新精神,強(qiáng)化大局意識(shí),經(jīng)常進(jìn)行自我批評(píng),學(xué)習(xí)別人的優(yōu)點(diǎn),找出自身的差距,在工作中出現(xiàn)問題先考慮解決問題的方法,而不是推卸責(zé)任。從而提高自己的管理能力,協(xié)調(diào)能力,分析能力。
2.2 高校領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)變思想觀念,重視教學(xué)秘書工作
要提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì),改善教學(xué)秘書在教學(xué)管理中存在的問題,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)從根本上轉(zhuǎn)變觀念,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書對(duì)提高學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要性,肯定教學(xué)秘書的工作成果,合理分配教學(xué)秘書的工作,分清楚教學(xué)與行政的區(qū)別,還應(yīng)認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是與學(xué)院的發(fā)展息息相關(guān)的,只要更好地提高教學(xué)秘書的工作效率,工作質(zhì)量,才能更好地提高教學(xué)水平,從而使學(xué)院的發(fā)展上升到更好的水平。
目前,教學(xué)秘書隊(duì)伍中所存在的問題的根源在于學(xué)院對(duì)教學(xué)秘書工作的性質(zhì)及作用認(rèn)識(shí)不足,對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)重視不夠,學(xué)院應(yīng)充分重視和評(píng)價(jià)教學(xué)秘書的工作業(yè)績,提高教學(xué)秘書的工作地位。學(xué)院應(yīng)根據(jù)學(xué)生人數(shù),教師人數(shù),按一定比例配置教學(xué)秘書,對(duì)教學(xué)秘書的學(xué)歷、專業(yè)適當(dāng)控制,提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理檔次,穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍。
2.3 加強(qiáng)各系教學(xué)秘書見間的交流
(1)組織各系教學(xué)秘書開展教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng),對(duì)教學(xué)管理中出現(xiàn)的典型案例進(jìn)行研討、學(xué)習(xí),使教學(xué)秘書在遇到相關(guān)事件時(shí),有更好、更方便的處理方法,從而提高教學(xué)秘書自身的管理水平。(2)加強(qiáng)系與系之間的聯(lián)系,方便課程間的調(diào)度,對(duì)于公共的課程,盡量在系與系間調(diào)整教師,省去聘用教師的麻煩。對(duì)于上課遲到,或者無故曠課的教師,通過聯(lián)系,第一時(shí)間掌握資料,方便教師和學(xué)生。
2.4 提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)
系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí),加強(qiáng)理論與實(shí)踐能力,提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),使教學(xué)秘書隊(duì)伍整體顯著提高。定期或者不定期地對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行培訓(xùn),取長補(bǔ)短,提高業(yè)務(wù)水平。向兄弟院校學(xué)習(xí),總結(jié)自身工作經(jīng)驗(yàn),更有效地提高理論水平和管理水平。引進(jìn)高質(zhì)量的教學(xué)管理軟件,方便制定教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù),方便課程安排,以及一切日常的教學(xué)活動(dòng),提供安全的學(xué)生成績管理環(huán)境。
2.5 深入教學(xué)第一線,提高工作的能力
掌握科學(xué)的管理理念和方法,才能保證管理事半功倍,卓有成效。教學(xué)秘書要認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校教學(xué)管理部門下達(dá)的教學(xué)任務(wù)要求,要有一定的工作能力和開拓創(chuàng)新的精神,善于根據(jù)輕重緩急有計(jì)劃有條理地安排工作,抽出時(shí)間深入教學(xué)第一線,積極開展調(diào)查研究,從辦公室走進(jìn)課堂聽課,定期開展師生座談會(huì)聽取教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)工作的意見和建議。了解各個(gè)教師的上課情況。保證了學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量,從而提高了教學(xué)效果。
2.6 教學(xué)秘書工作必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心
教學(xué)秘書要善于發(fā)現(xiàn)并解決教學(xué)工作中出現(xiàn)的問題,做好教與學(xué)的協(xié)調(diào)工作,在教學(xué)工作中起到聯(lián)系教師和學(xué)生的紐帶和橋梁作用。教學(xué)秘書既要堅(jiān)持管理制度,該處理的處理,該上報(bào)的上報(bào),不弄虛作假,又要處理好與師生之間的人際關(guān)系,對(duì)師生中的問題做恰如其分的判斷,不貿(mào)然行事,輕下結(jié)論,這就要求教學(xué)秘書頭腦清醒,責(zé)任心強(qiáng),有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì),熟悉學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)文件,規(guī)章制度,會(huì)解釋,會(huì)應(yīng)用。
教學(xué)秘書的工作對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生,一個(gè)教學(xué)秘書需要服務(wù)于多位教師、若干個(gè)學(xué)生,教學(xué)秘書既是服務(wù)者,又是管理者。高等院校要真正認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作的意義和重要性,加強(qiáng)學(xué)習(xí),掌握方法,才能建立一支真正高效、穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍,從而提高教學(xué)管理水平,培養(yǎng)出高質(zhì)量的人才,才能更好地服務(wù)于社會(huì)。
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