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試析如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平論文
當(dāng)前我國(guó)人口的數(shù)量日益增加，計(jì)生工作的重要性也愈發(fā)得到人們的關(guān)注，必須要提高計(jì)劃生育檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，才能為相關(guān)的工作提供必要的理論依據(jù)。進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。更重要的是，主要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能在實(shí)踐中得到進(jìn)步，希望在本文的論述下，能夠?yàn)榻窈蟮墓ぷ鲙?lái)一定的思考，更好的發(fā)展我國(guó)計(jì)生檔案管理工作的有效性。
1 計(jì)生檔案管理工作的重要性
首先我們需要認(rèn)識(shí)到這樣的一個(gè)問(wèn)題，人口數(shù)量的變化來(lái)源需要依靠計(jì)生檔案資料，要想對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理，就需要進(jìn)一步將工作重點(diǎn)予以明確，這樣才能制定出下一階段的工作目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育的相關(guān)決策提供必要的依據(jù)。其次是通過(guò)計(jì)生檔案的管理工作，可以讓育齡婦女得到更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也能為流動(dòng)人口提供必要的服務(wù)。流動(dòng)人口數(shù)量是最難以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的人口數(shù)量，更不必說(shuō)為流動(dòng)人口進(jìn)行計(jì)劃生育的檔案管理工作了。但是在建立起數(shù)字化的計(jì)劃生育信息交流平臺(tái)以后，可以更廣泛的倡導(dǎo)節(jié)育措施，征收必要的社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)，在很多問(wèn)題上都能夠得到有效的解決。第三，群眾通過(guò)對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，能夠收集更多群眾需要的信息，從而為群眾提供必要的服務(wù)，對(duì)解決實(shí)際難題帶來(lái)了重要的幫助，人們的滿意度也就因此而得到有效的提升匯。最后，在計(jì)劃生育的執(zhí)法方面具有一定的嚴(yán)肅性，通過(guò)計(jì)劃生育檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)，相關(guān)的法律法規(guī)變得更加完善，通過(guò)對(duì)真實(shí)信息的落實(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)執(zhí)法效率的進(jìn)一步提升。
2 對(duì)計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題予以重視
在當(dāng)前的計(jì)劃生育檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面，首先是在認(rèn)識(shí)上出現(xiàn)的一些偏差，很多領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理與計(jì)劃生育工作相互脫離，沒(méi)有將這兩項(xiàng)工作有機(jī)的融為一體，這樣就會(huì)造成相關(guān)的檔案管理人員在思想上存在松懈的態(tài)度，進(jìn)行工作時(shí)出現(xiàn)檔案收集資料不完整或是歸檔不及時(shí)的情況，計(jì)生檔案的管理水平因此也就無(wú)法得到有效的提升。
其次是在檔案管理的內(nèi)容中，存在虛假信息的情況。因?yàn)樵谟?jì)劃生育的管理工作中，主要實(shí)行的是“一票否決”，所以很多單位沒(méi)有將下崗人員或是停薪留職人員的生育情況進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)，有些時(shí)候甚至還會(huì)存在報(bào)喜不報(bào)憂的狀況，在這樣的情況下，假證明與假資料的現(xiàn)象就凸顯了出來(lái)，無(wú)法保證檔案資料的真實(shí)有效性。
第三，在監(jiān)督檢查方面，并沒(méi)有真正的履行職責(zé)，而是流于形式，在表面上看準(zhǔn)確無(wú)誤就可以了，并沒(méi)有深入到檔案管理的實(shí)際工作中，這也就因此造成了計(jì)生檔案在管理的過(guò)程中始終無(wú)法得到進(jìn)一步的提升。
除此之外，人員素質(zhì)以及人員不固定的現(xiàn)象也是當(dāng)下檔案管理過(guò)程中存在的一個(gè)主要問(wèn)題。工作人員自身不具有積極主動(dòng)的意識(shí)，而是經(jīng)常被動(dòng)的接受工作，在心理存在不滿意的現(xiàn)象直接表現(xiàn)在工作中，或者因?yàn)槿藛T的流動(dòng)性，檔案資料無(wú)法進(jìn)行有效的交接，所以經(jīng)常出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，也會(huì)造成檔案無(wú)法得到統(tǒng)一。
3 提高計(jì)生檔案管理的主要手段
要想讓計(jì)生檔案的管理水平得到進(jìn)一步的提高，就需要朝著規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，在具體工作中應(yīng)該重點(diǎn)抓基礎(chǔ)性的工作。掌握具體的工作程序以及方法，將其應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，將案卷得到全面的普查，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，這樣才能實(shí)現(xiàn)整體水平的提升。同時(shí)將案卷進(jìn)行重新的組合，也能起到規(guī)范化的作用。要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準(zhǔn)率。因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。
加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。（1）分輕重緩急，循序漸進(jìn)。計(jì)生檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為計(jì)劃生育工作所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計(jì)生檔案的利用率。（2）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。（3）分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂�、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4 提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平
4.1 重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)
信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。
4.2 重視檔案人員的在職培訓(xùn)
提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。
4.3 合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)
將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。
結(jié)束語(yǔ)
最后筆者想要說(shuō)的是，計(jì)劃生育的檔案管理工作需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及部門的重視，這是實(shí)現(xiàn)人口質(zhì)量與數(shù)量的首要前提條件，只有相關(guān)部門制定了合理有序的計(jì)劃，投入更多的人力與財(cái)力支持，才能更好的發(fā)展檔案管理事業(yè)，讓檔案管理工作在良好的環(huán)境中展開，這是未來(lái)發(fā)展進(jìn)程中的主要工作任務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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