公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀規(guī)范
公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀規(guī)范1
會(huì)議之后
會(huì)議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：
1.形成文件。這些文件包括會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會(huì)議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)對(duì)與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會(huì)議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會(huì)議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來(lái)的與會(huì)者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動(dòng)為對(duì)方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對(duì)方訂購(gòu)、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會(huì)者或與會(huì)的特殊人士離開(kāi)本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。
會(huì)場(chǎng)的排座
舉行正式會(huì)議時(shí)，通常應(yīng)事先排定與會(huì)者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會(huì)議，它的座次排定往往就越受到社會(huì)各界的關(guān)注。對(duì)有關(guān)會(huì)場(chǎng)排座的禮儀規(guī)范，基層公務(wù)員不但需要有所了解，而且必須認(rèn)真遵守。在實(shí)際操辦會(huì)議時(shí)，由于會(huì)議的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
小型會(huì)議
小型會(huì)議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會(huì)議。它的主要特征，是全體與會(huì)者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的'主席臺(tái)。小型會(huì)議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會(huì)者完全自由地選擇座位就座。
2.面門(mén)設(shè)座。它一般以面對(duì)會(huì)議室正門(mén)之位為會(huì)議主席之座。其他的與會(huì)者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座
3.依景設(shè)座。所謂依景設(shè)座，是指會(huì)議主席的具體位置，不必面對(duì)會(huì)議室正門(mén)，而是應(yīng)當(dāng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫(huà)、講臺(tái)等。其他與會(huì)者的排座，則略同于前者。
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（一）基本制度
負(fù)責(zé)信訪工作的基層公務(wù)員不但有責(zé)任及時(shí)、有效地確保政府與群眾之間溝通渠道的暢通，而且還應(yīng)對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行必要的甄別，以免謊報(bào)消息，誤導(dǎo)上級(jí)。因此，必須建立健全信訪工作的基本制度，并要求每一位信訪工作者自覺(jué)予以遵守。
1.登記制度。對(duì)所有的來(lái)信來(lái)訪，都必須進(jìn)行規(guī)范化的登記。登記的主要內(nèi)容應(yīng)為：來(lái)信來(lái)訪者的姓名或化名、性別、政治面貌、工作單位、職務(wù)職稱、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)絡(luò)方式、反映問(wèn)題、基本要求、建議要點(diǎn)，等等。進(jìn)行具體登記時(shí)，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，簡(jiǎn)明扼要。登記后，通常要進(jìn)行復(fù)核。一切有關(guān)的材料，通常均應(yīng)存檔保存。
2.接待制度。為了便于各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)與人民群眾之間密切聯(lián)系，加強(qiáng)溝通，應(yīng)建立專門(mén)的接待制度，使信訪工作制度化。各級(jí)公務(wù)員尤其是負(fù)責(zé)者，要拿出固定的時(shí)間專門(mén)接待來(lái)訪者，并批閱其來(lái)信。與此同時(shí)，還應(yīng)設(shè)立專用的電話線路服務(wù)于社會(huì)。接待制度一經(jīng)確立，即應(yīng)向社會(huì)公布，并認(rèn)真接受全社會(huì)的監(jiān)督。
3.轉(zhuǎn)辦制度。基層公務(wù)員對(duì)于群眾來(lái)信來(lái)訪中所反映的情況與問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。如果在本部門(mén)或本人職責(zé)范圍之內(nèi)，一律要盡快解決，不得推諉、拖延；如果需由其他單位或部門(mén)辦理，則應(yīng)依照有關(guān)的規(guī)定和手續(xù)，從速將其轉(zhuǎn)交辦理。不允許擅自越權(quán)代辦，也不得借故不轉(zhuǎn)、不辦，或拖延其轉(zhuǎn)辦時(shí)間。
4.催查制度。轉(zhuǎn)交其他單位或部門(mén)辦理的來(lái)信來(lái)訪，必須有所回報(bào)。必要的話，還應(yīng)指定回報(bào)的期限。對(duì)某些重要的信訪案件，信訪部門(mén)接規(guī)定應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)承辦單位或部門(mén)進(jìn)行催促，即催辦。具體承辦單位或部門(mén)則應(yīng)對(duì)其高度重視，認(rèn)真組織專人負(fù)責(zé)查處，并限期結(jié)案，即查辦。催辦與查辦互相關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成催查制度。5.報(bào)告制度。信訪部門(mén)通常應(yīng)對(duì)本職工作進(jìn)行經(jīng)常性的總結(jié)。一般每個(gè)月應(yīng)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)分析，每個(gè)季度應(yīng)進(jìn)行一次綜合研究，每半年或一年應(yīng)進(jìn)行一次全面總結(jié)。任何有關(guān)信訪工作的統(tǒng)計(jì)分析、綜合研究、全面總結(jié)，任何與信訪工作相關(guān)的突發(fā)性、關(guān)鍵性事件，均應(yīng)依照有關(guān)程序及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告，并通報(bào)其他有關(guān)部門(mén)。
（二）日常工作
要使信訪工作有所收效，需要基層公務(wù)員從大處著眼，從小處著手，全心全意地處理好下述日常性、事務(wù)性工作。
一、來(lái)信的處理。
處理人民群眾來(lái)信的工作，一般稱為辦信。基層公務(wù)員在辦信時(shí)，除了應(yīng)當(dāng)及時(shí)查閱、及時(shí)處理、及時(shí)答復(fù)外，還須按照下列有關(guān)程序進(jìn)行。其一，拆封。通常應(yīng)作到當(dāng)日接信，當(dāng)日拆啟。拆啟來(lái)信時(shí)，一般均應(yīng)注明拆啟日期或加蓋日戳，并進(jìn)行編號(hào)，以供日后查閱。其二，閱信。拆啟來(lái)信后，應(yīng)盡早認(rèn)真閱讀，不準(zhǔn)拆而不閱，或閱信時(shí)漫不經(jīng)心。閱信時(shí)，應(yīng)客觀冷靜，理清頭緒，掌握重點(diǎn)，全面了解其內(nèi)容。其三，登記。閱信之后，應(yīng)對(duì)其認(rèn)真登記。進(jìn)行來(lái)信登記的具體內(nèi)容，則應(yīng)遵照有關(guān)規(guī)定而定。其四，報(bào)轉(zhuǎn)。大凡重要來(lái)信，都要報(bào)轉(zhuǎn)。報(bào)，是指報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱批。它要求報(bào)得準(zhǔn)，既不漏報(bào)，又不濫報(bào)。轉(zhuǎn)，則是指將來(lái)信轉(zhuǎn)給有關(guān)單位或部門(mén)處理。它要求符合規(guī)定，不亂轉(zhuǎn)，不錯(cuò)轉(zhuǎn)，不得轉(zhuǎn)給來(lái)信直接所涉之人。其五，答復(fù)。對(duì)來(lái)信者，必須在一定期限內(nèi)給予必要的答復(fù)。即便其反映的問(wèn)題一直懸而未決，也不宜不理睬來(lái)信者。來(lái)信報(bào)轉(zhuǎn)后，一般可告知來(lái)信者。其六，存查。結(jié)案之后的一切來(lái)信，都應(yīng)整理歸檔，以備查考。與此同時(shí)，要對(duì)來(lái)信予以保密。不論是來(lái)信者的姓名或來(lái)信的內(nèi)容，均不得隨意向外界公開(kāi)。
二、來(lái)訪的接待。
對(duì)待任何登門(mén)來(lái)訪的人民群眾，基層公務(wù)員都要認(rèn)真予以接待。應(yīng)特別關(guān)注以下三點(diǎn)：
其一，接待地點(diǎn)。在力所能及的前提下，各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)均應(yīng)設(shè)置專用的來(lái)訪接待室。一般而言，來(lái)訪專用的接待室應(yīng)干凈整潔，保持肅靜，并且易于保密。除此之外，還應(yīng)交通便利，易于尋找。為此可在附近懸掛指示牌，并在其門(mén)上懸掛醒目標(biāo)志。
其二，接待人員。接待來(lái)訪者的工作人員，大體上可分作專業(yè)人員與非專業(yè)人員兩類。前者是指信訪部門(mén)的工作人員，后者則指非信訪部門(mén)的其他基層公務(wù)員。不論是專業(yè)人員還是非專業(yè)人員，在來(lái)訪者的眼中都是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的代表。因此，在接待來(lái)訪者時(shí)，均應(yīng)以禮待人，平易近人，熱情助人。在任何情況下，都不允許對(duì)來(lái)訪者不理不睬，怠慢輕視，推諉訓(xùn)斥，或者譏刺挖苦。
其三，接待程序。正式接待來(lái)訪者時(shí)，有必要遵守必要的接待程序，以示接待的正規(guī)化和對(duì)對(duì)方的尊重。來(lái)訪者抵達(dá)時(shí)，應(yīng)起身相迎，握手問(wèn)候，并為其讓座，對(duì)對(duì)方以尊稱相稱。當(dāng)來(lái)訪者反映問(wèn)題時(shí)，應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)，作好筆錄。必要時(shí)可請(qǐng)對(duì)方簽名或進(jìn)行核對(duì)，但不可誘導(dǎo)對(duì)方。對(duì)對(duì)方提出的要求，不宜急于表態(tài)，而應(yīng)遵守規(guī)定。當(dāng)對(duì)方告辭時(shí)，應(yīng)起身相送，并主動(dòng)道別，切不可逐客。倘若必要，應(yīng)主動(dòng)與來(lái)訪者保持聯(lián)系。
三、電話的`接聽(tīng)。
打電話反映問(wèn)題，是近年來(lái)人民群眾來(lái)信來(lái)訪的一種新形式。對(duì)于人民群眾為反映問(wèn)題而撥打來(lái)的每一個(gè)電話，基層公務(wù)員均應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真處理。
其一，設(shè)立“熱線電話”。有條件的單位或部門(mén)，可設(shè)立專用的“熱線電話”，為人民群眾參政議政、監(jiān)督舉報(bào)、反映問(wèn)題主動(dòng)提供方便。“熱線電話”設(shè)立之后，應(yīng)利用大眾傳媒公布其專用號(hào)碼與值守時(shí)間。
其二，指派專人接聽(tīng)。凡正式設(shè)立的面向社會(huì)的“熱線電話”，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接聽(tīng)；并建立健全其崗位責(zé)任制。對(duì)其基本內(nèi)容，一般應(yīng)進(jìn)行記錄或錄音。必要的話，還須報(bào)轉(zhuǎn)答復(fù)。
其三，注意通話態(tài)度�；鶎庸珓�(wù)員不論是否專門(mén)負(fù)責(zé)“熱線電話”的接聽(tīng)，在其接聽(tīng)人民群眾撥打進(jìn)來(lái)的反映有關(guān)問(wèn)題的電話時(shí)，均應(yīng)注意自己的通話態(tài)度，表現(xiàn)出自己高度的政治責(zé)任心與為群眾服務(wù)的熱情。一定要做到來(lái)者不拒，有問(wèn)必答，熱情以對(duì)。不允許一推了之，含糊其詞，或傲慢無(wú)禮。
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