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公司行政辦公室管理?xiàng)l例

時(shí)間:2022-11-11 11:21:00 辦公/印刷/造紙 我要投稿
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公司行政辦公室管理?xiàng)l例

  為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理,完善各項(xiàng)工作制度,提高工作效率,F(xiàn)根據(jù)公司實(shí)際情況,特制訂以下公司管理?xiàng)l例。

公司行政辦公室管理?xiàng)l例

  第一條日常行為

  1、員工工作時(shí)間內(nèi)著裝應(yīng)整潔、得體,不可穿奇裝異服,不留怪異發(fā)型。

  2、員工應(yīng)須保持良好的精神面貌,言談舉止大方得體。嚴(yán)禁出現(xiàn)在辦公區(qū)內(nèi)奔跑、躺臥、倚靠等不當(dāng)姿態(tài)。

  3、公司員工應(yīng)注意個(gè)人衛(wèi)生,勤洗澡勤換衣,做到無汗味、無異味。工作時(shí)不得飲酒,不吃有異味的食物。男士應(yīng)及時(shí)修剪發(fā)須,保持清爽、干凈;女士保持淡雅妝容,不佩戴夸張首飾。

  4、工作期間不可大聲喧嘩,不做妨礙他人工作的事情,不做與工作無關(guān)的私人事情,不長(zhǎng)時(shí)間占用公司電話,不因私事使用辦公電話,上班時(shí)間內(nèi)做到不玩手機(jī),不打游戲,不看電影等。

  5、待人接物應(yīng)注意禮節(jié),講禮貌。熱情接待來訪者,主動(dòng)與同事、領(lǐng)導(dǎo)及來訪者打招呼。提倡使用普通話,講究語言文明,樹立良好形象。

  6、公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,不玩忽職守、徇私舞弊、假公濟(jì)私,未經(jīng)公司許可不得再公司或利用公司資源做私人事務(wù),非因職務(wù)需要不得私自動(dòng)用公司公物或支用公款,不得將公司資料、設(shè)備私用。

  7、午休時(shí)間應(yīng)保持安靜,不得大聲喧嘩,不可在公司內(nèi)聚眾打牌、下棋等其它娛樂活動(dòng)。

  8、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)處理,并呈報(bào)結(jié)果。遇突發(fā)事件或較大困難時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),妥善處理。如有意見、建議,或不滿上級(jí)安排,應(yīng)在合適的時(shí)候委婉告知

  9、員工應(yīng)維持桌面整潔,只擺放文件夾、文件收納盒、座機(jī)、電腦、筆筒和水杯

  10、文件須及時(shí)整理放置到文件夾內(nèi),文件夾側(cè)面表明文件內(nèi)容或狀態(tài),如待處理、處理中、已處理等。

  11、桌面僅允許張貼通訊錄或與工作有關(guān)的參考資料。

  12、個(gè)人抽屜須時(shí)常清除不要的或不應(yīng)放置的物品,私人用品必須收撿至抽屜內(nèi),不可直接置于辦公桌上。

  13、椅背上不擺放衣物。脫崗時(shí),應(yīng)將辦公椅收納好。

  14、辦公區(qū)域禁止吃餐食,用餐僅限于休息間,員工銀座號(hào)隨手清理垃圾、整理衛(wèi)生。

  15、節(jié)約用電,下班時(shí)必須關(guān)閉辦公室燈具、空調(diào)、電腦等。

  第二條考勤制度

  1、公司實(shí)行雙休制,具體行政工作時(shí)間安排如下:

  周一至周五:上午9:00—12:00下午13:30----18:00

  2、為培養(yǎng)員工作息時(shí)間的積極性,員工全年考勤情況將納入年度評(píng)優(yōu)條件。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律,不遲到、早退、曠工。

  3、全天上下班及外出簽到等,均由員工本人親自打卡。公司統(tǒng)一使用辦公軟件操作考勤等辦公事宜。如因故不能打卡,應(yīng)及時(shí)在上報(bào)批準(zhǔn)。如因公辦外出應(yīng)及時(shí)簽到。未打卡且未備案說明的,一律按曠工處理。

  4、員工在工作期間確有私事處理的,須事先填寫《請(qǐng)假》審批單,并報(bào)備上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政部。未請(qǐng)假或請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自脫崗的,按曠工處理。

  5、請(qǐng)假在一天及以內(nèi),非總經(jīng)理直接管理的員工由主管級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)備行政部;請(qǐng)假一天以上,公司員工須呈請(qǐng)經(jīng)理批準(zhǔn)。請(qǐng)假未經(jīng)審批一律按照曠工處理。

  6、因急事須請(qǐng)假的,應(yīng)向總經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人說明情況,并及時(shí)報(bào)備行政部。

  7、工作期間,外出辦事人員須在辦公軟件上做外出審批。按格式填寫,確保登記內(nèi)容真實(shí)有效。如因地點(diǎn)尚未確定或無法及時(shí)回公司報(bào)到的,須于地點(diǎn)確認(rèn)后及時(shí)簽到,以便臨時(shí)通知要事。返回公司后,須及時(shí)登記返回時(shí)間并簽字確認(rèn)。

  第三條衛(wèi)生管理

  1、為營(yíng)造干凈整潔的辦公環(huán)境,維持正常工作秩序,我公司由公司全員負(fù)責(zé)日常公共區(qū)域清潔衛(wèi)生,各員工自行負(fù)責(zé)個(gè)人區(qū)域衛(wèi)生。

  2、日常公共區(qū)域清潔衛(wèi)生

 。1)每天上下班做好地面、墻面清潔衛(wèi)生。

 。2)桌椅收納整齊,桌面保持整潔。

  3、日常個(gè)人區(qū)域清潔衛(wèi)生

 。1)每天上下班前做好桌面清潔打掃,按要求歸置各項(xiàng)物品。

  (2)垃圾桶靠?jī)?nèi)側(cè)放置,每天及時(shí)處理垃圾。

  (3)維持個(gè)人辦公區(qū)域地面清潔。

  4、公司清潔衛(wèi)生每周一上午9:00進(jìn)行清潔大掃除,由行政部負(fù)責(zé)人員安排,各部門積極配合。清潔大掃除要求如下:

  4.1清潔要求:

 。1)保持地面、桌面干凈、整潔,無紙屑、煙灰、落葉等。

 。2)及時(shí)清理垃圾桶,保持垃圾桶干燥、無異味。

  (3)公共辦公物品如計(jì)算器、訂書機(jī)等擺放整齊,無灰層、無異物。

  (4)公共設(shè)備如復(fù)印機(jī)、傳真、飲水機(jī)、空調(diào)等擺放有序,電線合理收納,表面無灰層、異物。如有故障,及時(shí)報(bào)修。

 。5)墻面、開關(guān)和插座干凈無異物。

  (6)及時(shí)澆水、修剪植物,清理枯、落葉,并保持盆栽器具潔凈,禁止倒入茶水、丟煙頭等。

 。7)維護(hù)公司展示、公告欄等干凈、整潔,無灰層、無異物、亂涂亂畫。

  (8)沙發(fā)、茶幾等擺放整齊、無灰塵,定期保養(yǎng)沙發(fā)皮質(zhì)。

  (9)辦公室門牌、指示牌干凈、無灰塵、無異物。

  4.2分工要求:

 。1)清潔分工按事項(xiàng)分配到個(gè)人,由個(gè)人專項(xiàng)負(fù)責(zé)。

  (2)清潔大掃除為周固定工作,公司全員無故不得缺席。

 。3)如因人員變動(dòng)、缺席造成清潔任務(wù)不達(dá)標(biāo),由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排,各部門人員積極配合。

  第四條安全管理

  1、公司安全防火、防盜、防災(zāi)、防破壞、防惡性事故,為每個(gè)員工應(yīng)盡的義務(wù),要敢于與壞人壞事作斗爭(zhēng)。員工應(yīng)自覺接受安全教育,增強(qiáng)安全防范意識(shí);

  2、員工上下班、外出公干、出差,應(yīng)嚴(yán)格遵守道路交通管理法規(guī)、條例,確保人身、財(cái)物安全;

  3、公司辦公場(chǎng)所內(nèi),員工應(yīng)自行收撿好私人貴重物品;

  4、為加強(qiáng)公司的內(nèi)務(wù)管理工作,維護(hù)公司的安全和衛(wèi)生,確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。每天下班后,最后離開公司的同事務(wù)必仔細(xì)檢查并保管好公司大門的鑰匙,切記關(guān)掉電源,關(guān)好門窗,做到防火、防盜,保證公司財(cái)產(chǎn)物品安全;

  5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、可疑或不法行為的人或事應(yīng)先立即報(bào)告有關(guān)部門;

  6、不得將親友或無關(guān)人員帶入工作場(chǎng)所,打擾其他同事正常工作;

  7、員工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備和防護(hù)用品,積極預(yù)防事故的發(fā)生,減少和防止事故人身傷害。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后應(yīng)及時(shí)修理或報(bào)告常務(wù)中心,確保設(shè)備整潔、運(yùn)轉(zhuǎn)正常、性能可靠。

  第五條會(huì)議管理

  1、臨時(shí)會(huì)議、年會(huì)、股東大會(huì)由總經(jīng)理直接提擬;部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)備行政部。

  1.1每周一和節(jié)假日后的第一個(gè)工作日上午10:00召開公司總經(jīng)辦周例會(huì),當(dāng)月最后一個(gè)周一上午10:00召開公司總經(jīng)辦月度總結(jié)會(huì)?偨(jīng)辦會(huì)議由總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持和會(huì)議記錄。

  1.2每周五下午3:00召開公司主管層周例會(huì),當(dāng)月最后一個(gè)周五下午3:00召開公司主管層月度總結(jié)會(huì)。會(huì)議由常務(wù)中心負(fù)責(zé)主持和會(huì)議記錄。

  1.3各部門應(yīng)設(shè)一名會(huì)議記錄員,負(fù)責(zé)本部門會(huì)議記錄。會(huì)議遵照“誰組織,誰跟進(jìn)”的原則。

  1.3會(huì)議記錄使用專用會(huì)議記錄本,會(huì)議記錄員須按格式做好會(huì)議記錄及考勤記錄工作,會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、傳發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  1.4會(huì)議開始時(shí),主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。會(huì)議進(jìn)行中應(yīng)把控時(shí)間,確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。最后須將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)議跟進(jìn)、安排向與會(huì)人明確。

  1.5與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并在《簽到表》簽到。遵守會(huì)議紀(jì)律,做好本人的會(huì)議記錄。如有遲到、早退,按《考勤管理制度》相應(yīng)處罰。主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。

  1.6會(huì)議期間,手機(jī)應(yīng)保持靜音,禁止玩耍手機(jī)、接打電話,特殊重要電話除外。

  1.7公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi),根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的,主持人須征得與會(huì)人員同意。

  第六條辦公用品領(lǐng)用與保管

  1、公司辦公用品由常務(wù)中心根據(jù)部門使用情況及庫(kù)存情況進(jìn)行采購(gòu)。特殊物品由使用部門(人)在辦公軟件上填寫《物品申購(gòu)》審批單,按層級(jí)報(bào)請(qǐng)審批,交由行政部統(tǒng)一辦理。

  2、公司辦公用品根據(jù)崗位需求不同適當(dāng)分配。各部門或個(gè)人領(lǐng)用時(shí),須填寫審批-物品領(lǐng)用。

  3、為保持桌面整潔、提高辦公效率,員工常規(guī)辦公用品領(lǐng)用/持有標(biāo)準(zhǔn)如下:

  項(xiàng)目?jī)?nèi)容數(shù)量/單位

  簽字筆(黑色)1支

  替芯(黑)1支

  簽字筆(紅色)1支

  鉛筆1支

  標(biāo)簽紙1張

  美工刀1把

  筆記本1個(gè)

  8橡皮擦1塊

  9文件夾(單頁)1個(gè)

  10文件收納盒1個(gè)

  11多功能筆筒1個(gè)

  12衛(wèi)生紙1包

  備注:根據(jù)崗位需要可適當(dāng)添加用品、用具。

  3.1新員工到崗時(shí),由行政部負(fù)責(zé)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取辦公用品。

  3.2離職員工應(yīng)將剩余辦公用品交接至行政部,由常務(wù)中心做好物品清點(diǎn)和回收。

  3.3辦公用品一經(jīng)領(lǐng)用,由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管,并按要求放置。自然損壞的須以舊換新,人為損壞由個(gè)人照價(jià)賠償。

  4、行政部應(yīng)保管好辦公用品,做好領(lǐng)用登記,于每月月底盤查物資,如有錯(cuò)漏,須立即處理;無法追究的,由常務(wù)中心負(fù)責(zé)人員照價(jià)賠償。

  第七條辦公設(shè)備申購(gòu)與保管

  1、辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一采購(gòu)、管理。各部門根據(jù)本部門辦公實(shí)際情況可申請(qǐng)采購(gòu)。

  2、申購(gòu)須在填寫《物品申購(gòu)》審批單,按層級(jí)報(bào)請(qǐng)審批,交由行政部統(tǒng)一辦理。部門申購(gòu)的辦公設(shè)備由該部門負(fù)責(zé)保管。

  3、行政部應(yīng)制作辦公設(shè)備管理卡,跟進(jìn)辦公設(shè)備使用狀況。對(duì)重要設(shè)備應(yīng)定期檢查和保養(yǎng),避免發(fā)生故障。

  3.1使用辦公設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備安全使用說明。因人為原因造成設(shè)備故障、破損,由當(dāng)事人照價(jià)賠償;因設(shè)備自身原因故障時(shí),應(yīng)及時(shí)通知常務(wù)中心,填寫《設(shè)備保修記錄表》,由常務(wù)中心負(fù)責(zé)報(bào)修處理。

  3.2辦公設(shè)備超過使用期限、不可繼續(xù)正常使用的,由各辦公設(shè)備使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》,交行政部審核后,呈報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過后交辦行政部。

  第八條門禁卡(工牌)管理

  1、為了安全和有效的身份識(shí)別,所有員工在辦公區(qū)域內(nèi)必須佩帶門禁卡(工牌)。員工必須刷卡才能進(jìn)入公司。

  2、員工在公司區(qū)域內(nèi)應(yīng)佩帶門禁卡(工牌)并質(zhì)詢所有進(jìn)入公司而未佩帶門禁卡的人員。員工不得以任何理由將門禁卡(工牌)借出或送給他人。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。

  3、員工必須保管好門禁卡(工牌),如果有任何遺失必須立即向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),由部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送行政部。

  4、訪客進(jìn)入公司的任何一個(gè)地方都必須辦理臨時(shí)通行證才能允許進(jìn)入。辦理臨時(shí)通行證需要提供身份證,并在前臺(tái)做好訪客登記。

  5、員工刷卡進(jìn)門時(shí),注意不讓沒有佩帶任何通行證的人員跟隨進(jìn)門。如在辦公區(qū)域發(fā)現(xiàn)沒有佩帶任何公司標(biāo)示的人員,應(yīng)立即報(bào)告行政部。

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