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企業(yè)合同管理的步驟
每個(gè)企業(yè)都會(huì)有很多合同，大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等，以下是PINCAI小編收集的企業(yè)合同管理的步驟，僅供大家閱讀參考!
合同管理制度的完善能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、防止訴訟發(fā)生，發(fā)揮著不可替代的作用。
然而，很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會(huì)看到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們往往只關(guān)注合同管理的其中一部分，比如有些只重視簽合同的過程，履行時(shí)卻忘記依據(jù)合同條款進(jìn)行就扔在一邊;有些重視合同簽署前的談判，至于合同文本上是否表達(dá)了談好的要點(diǎn)卻被忽略;還有一些企業(yè)認(rèn)為合同履行完了就沒有用了，不進(jìn)行歸檔管理;甚至有的企業(yè)不簽署合同，認(rèn)為都是熟人，有口頭約定就好了。正是因?yàn)檫@些企業(yè)沒有對合同管理加以足夠的重視，或者雖然重視了但沒有細(xì)致到每一個(gè)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致合同不但沒有給企業(yè)創(chuàng)造利潤，反而增加了企業(yè)的糾紛，甚至產(chǎn)生訴訟。
所以，筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進(jìn)行管理，發(fā)揮合同給企業(yè)帶來利潤、促進(jìn)企業(yè)合規(guī)、反映企業(yè)動(dòng)向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。
一、合同簽署前
1、確定簽署合同的目的
簽署每一個(gè)合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個(gè)目的是什么，圍繞這個(gè)目的才能集合企業(yè)各個(gè)部門的力量來對這份合同做準(zhǔn)備工作。
2、審查合同對方主體資信
現(xiàn)代社會(huì)是陌生人的社會(huì)，企業(yè)往往因?yàn)椴涣私饨灰讓ο蟮木唧w情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進(jìn)行調(diào)查。
(1)請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。
(2)必要的話，要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。
(3)核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進(jìn)行建設(shè)施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項(xiàng)目，則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。
(4)調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。
(5)在簽署重大合同時(shí)，企業(yè)應(yīng)聘請獨(dú)立財(cái)務(wù)、法律服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)的盡職調(diào)查，如果調(diào)查結(jié)果不理想則應(yīng)取消合同的簽署計(jì)劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費(fèi)時(shí)費(fèi)力或聘請專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)費(fèi)用高而不進(jìn)行該項(xiàng)工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費(fèi)了相應(yīng)成本，沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此了。
二、合同簽署時(shí)
1、相關(guān)負(fù)責(zé)人分工
(1)確定談判負(fù)責(zé)人。進(jìn)入合同簽署的階段就需要確認(rèn)與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技術(shù)人員等會(huì)同參加談判。
(2)確定文本內(nèi)容審核負(fù)責(zé)人。文本內(nèi)容的全面審核工作一般會(huì)交給法務(wù)部門，筆者認(rèn)為這是一個(gè)不太合適的方式。法務(wù)故名思議是側(cè)重審核法律條款的，而且法務(wù)人員往往沒有參與合同簽署的全過程，審查內(nèi)容時(shí)難免會(huì)有遺漏或者偏頗。合同是整個(gè)項(xiàng)目談判的呈現(xiàn)載體，也是日后履行中的依據(jù)，所以應(yīng)由全程跟進(jìn)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的全面審查。
(3)須指定一人跟進(jìn)合同簽署、執(zhí)行的全部流程。本文將合同的簽署分為
四步，這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符，或合同履行與合同文本約定內(nèi)容不符的情況。故，應(yīng)指定一人全程負(fù)責(zé)合同的整個(gè)簽署、執(zhí)行過程。
2、合同文本的審查
每一類型的合同有著不同的審核要點(diǎn)，例如買賣合同重點(diǎn)審查對標(biāo)的物的
質(zhì)量約定、價(jià)款約定、數(shù)量約定等;運(yùn)輸合同重點(diǎn)審查運(yùn)輸方式的約定、運(yùn)費(fèi)核算的約定、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點(diǎn)進(jìn)行簡單的梳理：
(1)雙方主體信息。合同首部應(yīng)列明簽署合同主體的準(zhǔn)確名稱、地址、負(fù)責(zé)人等。
(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前，一般會(huì)有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及目的，在日后發(fā)生糾紛時(shí)可以用來明確是否違背了合同的根本目的，或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。
(3)審核合同雙方的權(quán)利義務(wù)。權(quán)利義務(wù)條款是合同的核心條款，對權(quán)利義務(wù)的描述應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、體現(xiàn)合同談判結(jié)果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務(wù)合同，有權(quán)利必有義務(wù)，權(quán)利與義務(wù)應(yīng)為對等或基本對等。在設(shè)定權(quán)利義務(wù)條款時(shí)不可太過傾向于自己一方，這樣的文本發(fā)給對方審核會(huì)讓對方認(rèn)為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲，沒有合作誠意，因而影響合同簽署的進(jìn)度。
(4)合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會(huì)以沒有收到通知為理由不認(rèn)可通知內(nèi)容，故我們須在合同中約定多種通知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更收取通知的地址，則自行承擔(dān)未收取通知的責(zé)任。現(xiàn)在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)達(dá)，人們**慣以各種方式進(jìn)行工作聯(lián)系，所以除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應(yīng)增加微信、qq等通知指定賬號(hào)的約定。注意應(yīng)對各種通知方式劃分界限，如解約通知必須書面送達(dá)、變更發(fā)貨時(shí)間必須郵件通知、即時(shí)消息僅可作日常聯(lián)絡(luò)等，以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。
(5)違約條款。違約條款應(yīng)具有可執(zhí)行性，我們不鼓勵(lì)做過度嚴(yán)苛的違約約定，這樣往往在簽署過程中影響簽約進(jìn)度，在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責(zé)任應(yīng)與合同的權(quán)利義務(wù)條款相對應(yīng)，避免出現(xiàn)高度概括性的違約責(zé)任條款，因?yàn)檫@在實(shí)踐中很難實(shí)際操作。
(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下，盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點(diǎn)。如果實(shí)在難以約定在自身所在地點(diǎn)管轄，則退而求其次與對方協(xié)商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁，則切記保證仲裁條款有效，不可出現(xiàn)“仲裁或訴訟”或?qū)χ俨脵C(jī)構(gòu)約定不明的情況。
(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件，例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。
3、合同簽署的形式完善
(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。
(2)騎縫簽署。合同一般都會(huì)在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致，并且由雙方在修改處進(jìn)行簽署確認(rèn)。
(3)自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復(fù)印件留作合同附件。
(4)當(dāng)面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時(shí)簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時(shí)已經(jīng)簽署的一方將會(huì)比較被動(dòng)。另外，由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)�，故建議當(dāng)面簽署或安排見證人，以能夠當(dāng)面核實(shí)自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。
三、合同履行時(shí)
合同簽署完成后應(yīng)交由專人保管，并嚴(yán)格按照合同約定開始履行。合同的
履行需要注意以下問題：
1、簽署合同后，應(yīng)及時(shí)將原件交給存檔部門存檔，并由合同執(zhí)行的負(fù)責(zé)人留存合同副本，以便隨時(shí)查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。
2、合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人督促企業(yè)各部門推進(jìn)合同履行進(jìn)度，例如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方，既要及時(shí)提供設(shè)計(jì)圖紙、控制施工節(jié)點(diǎn)又要按時(shí)付款、及時(shí)驗(yàn)收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節(jié)點(diǎn)確認(rèn)對方是否及時(shí)履約，如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù)，則要及時(shí)行使合同履行的三種抗辯權(quán)(同時(shí)履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行抗辯權(quán))，以保證自身不會(huì)因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。
3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應(yīng)及時(shí)通知對方，并協(xié)商處理方式。很多時(shí)候合同履行出現(xiàn)障礙及時(shí)通知了對方可避免造成嚴(yán)重?fù)p失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時(shí)通知對方則會(huì)造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供貨，及時(shí)通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨期，則對方?jīng)]有時(shí)間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴(yán)重違約后果。
4、合同履行過程中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的通知、變更也要核實(shí)是否是約定人員、約定地址發(fā)出。
5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約，應(yīng)及時(shí)采取救濟(jì)手段，進(jìn)行催促或提起法律救濟(jì)程序，以免超過時(shí)效。
四、合同履行后
合同履行后，應(yīng)對合同進(jìn)行妥善的歸檔、保管并對合同進(jìn)行登記、分析。
1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨(dú)立留存。
2、合同登記的項(xiàng)目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，登記應(yīng)至少包括對方主體信息、主要項(xiàng)目內(nèi)容、本企業(yè)合同負(fù)責(zé)人、對方合同負(fù)責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點(diǎn)、收款節(jié)點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購買的還應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)登記。
3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢電子版本即可。
4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點(diǎn)注意事項(xiàng)等，為日后客戶回訪及老客戶維護(hù)提供信息支持。
5、建立客戶評價(jià)系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進(jìn)行評價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進(jìn)行對應(yīng)的完善改進(jìn)工作。
6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀(jì)公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀(jì)事務(wù)發(fā)展情況，給每一個(gè)藝人團(tuán)隊(duì)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持;可以按照業(yè)務(wù)類型分類，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)來源分類，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來源是哪里，能夠促進(jìn)銷售體系的完善。根據(jù)每個(gè)企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過合同來反映企業(yè)的經(jīng)營狀況進(jìn)而調(diào)整公司經(jīng)營策略。
本文將合同簽署、履行分為四步驟，簡單對合同管理進(jìn)行梳理。這四個(gè)步驟既有前后順序也有交叉，在實(shí)際管理中應(yīng)對具體問題制定對應(yīng)的管理方式。合同類型紛繁復(fù)雜，每個(gè)企業(yè)的情況也各有特點(diǎn)，本文僅是粗略的通用方式，企業(yè)要提高對合同管理的重視，結(jié)合自身情況來制定全過程、全崗位的的詳細(xì)管理模式，使合同發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)防控、盈利、反映企業(yè)發(fā)展等各種職能。
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