走出實施HRMS的誤區(qū)

最近，有機會與業(yè)內(nèi)一家專業(yè)HRMS(人力資源管理信息系統(tǒng))服務(wù)公司咨詢服務(wù)部總監(jiān)James先生就企業(yè)實施HRMS中出現(xiàn)的問題進(jìn)行交流，他認(rèn)為，由于很多企業(yè)并沒有用嚴(yán)格的項目管理的意識和標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)劃和實施HRMS，于是，這些企業(yè)沒有清晰的方向和目標(biāo)，沒有規(guī)范的項目管理流程，沒有評估的工具和指標(biāo)，甚至是沒有完整的HRMS項目管理團隊。“很多企業(yè)花費昂貴的HRMS即便是裝在了服務(wù)器上，卻束之高閣的多，充分利用的少�！盝ames 深有感觸地說。

James結(jié)合自己五年來為企業(yè)人力資源管理信息化服務(wù)的經(jīng)驗，簡單地總結(jié)了企業(yè)在規(guī)劃和實施HRMS中通常會犯的四類錯誤及避免措施。

第一類：該做的工作沒有做

在選購HRMS時，你很容易會被那些新奇和復(fù)雜的功能模塊以及性能特色所吸引，而你卻忽略了一些最基本也是最重要的功能。應(yīng)該記著：要拿著你詳盡的需求文檔列成的清單去選購系統(tǒng)，而不要被HRMS服務(wù)商兜售和吆喝的各種眩目的新奇花樣所迷惑。

購買一套并不符合假設(shè)需求的HRMS對于負(fù)責(zé)HRMS的人員來說是一件非常嚴(yán)重的錯誤。沒有對具體工作和具體需求的適當(dāng)界定，誰又能判定哪一個HRMS適合公司的需要呢?

有時，HRMS的需求定義是非常松散的。有時，需求會在項目進(jìn)行的中間進(jìn)行修改。不管是哪一種，都會導(dǎo)致令人不愉快的經(jīng)歷。要避免這些，就得經(jīng)常有效地溝通，以保證管理層和用戶能夠持續(xù)地達(dá)成一致的意見，從而保證HRMS的順利實施。

一旦你界定清楚了你的具體需求，要積極主動地利用這些文檔去評估和測試服務(wù)商的HRMS產(chǎn)品及其服務(wù)，并開始規(guī)劃你的培訓(xùn)計劃。

最后，要確保人們接受充分的培訓(xùn)，以便使他們積極主動地正確使用系統(tǒng)。

第二類：用戶不愿使用或者痛恨系統(tǒng)

如果用戶從一開始就同意和接受企業(yè)規(guī)劃和選擇的系統(tǒng)，那么他們是非常愿意下工夫去學(xué)習(xí)如何使用系統(tǒng)的。

一個剛剛成立一年多的競爭對手由于缺乏成熟的項目管理經(jīng)驗，使本來規(guī)劃一個月實施完畢的項目嚴(yán)重地拖延到了一年時間，其中最重要的一點就是用戶參與不充分。導(dǎo)致這一問題的原因是項目規(guī)劃和實施過程中缺乏用戶的參與，而解決這一問題，使用戶感到滿意的辦法就是讓用戶參與到需求的分析和界定中，并在系統(tǒng)進(jìn)行完整設(shè)計時，也讓他們參與進(jìn)來。即使再忙，用戶通常也是非常樂意參與項目的。起草一個工作規(guī)劃和一個決策的程序，這樣你才不會被項目管理委員會弄得左右搖擺，但一定要確保用戶從一開始就要參與項目。

第三類：時間或者成本超支

為了避免這些超支，你可以把項目進(jìn)行分解，分解得越細(xì)越好，以防止項目的“范圍”被蔓延。

這一問題會導(dǎo)致項目出現(xiàn)各種各樣的麻煩。除非這種超支非常巨大，否則這個問題會被忽略(特別是如果其他問題被避免的話)。時間和成本通常是很容易衡量的因素，然而，對經(jīng)理們來說也是最易被忽略的。

超支的最主要的原因是在項目的規(guī)劃、工作任務(wù)的預(yù)估和控制以及資源調(diào)配方面的失敗引起。毋庸置疑的是，一個資歷豐富的項目經(jīng)理會最大程度地減少這些問題的發(fā)生。項目按時、保質(zhì)保量完成的最好辦法是，嚴(yán)格按照進(jìn)度和預(yù)算完成每一個細(xì)分階段，上一個階段完成，再接著完成下一個階段，否則擴大了項目的“范圍”，導(dǎo)致項目拖延的危險就會來臨。

第四類：不可信賴的輸出和數(shù)據(jù)

從手工記錄或者其他系統(tǒng)里轉(zhuǎn)化到新的HRMS系統(tǒng)里，必須有適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)和信息輸入審校機制，這樣才能保證輸入的質(zhì)量，也才會產(chǎn)生可信賴的輸出。

也許你已經(jīng)聽說過垃圾輸入和垃圾輸出這樣的階段，這也正好描述了從HRMS得到了不可信賴的數(shù)據(jù)和結(jié)果的現(xiàn)象。然而，很少有人故意輸入垃圾信息到HRMS里。通常都是因為沒有制定輸入的標(biāo)準(zhǔn)和作出相應(yīng)的監(jiān)控措施而導(dǎo)致。

如何才能預(yù)防這些會產(chǎn)生垃圾信息的錯誤行為呢?首先，要制定向系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)或信息的標(biāo)準(zhǔn)，在輸入之前檢查現(xiàn)有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;其次，是對錄入的數(shù)據(jù)盡可能地進(jìn)行確認(rèn)和驗證;第三，在大規(guī)模或者完全實施之前進(jìn)行抽樣檢測;最后，HRMS項目組需要制定HRMS的系統(tǒng)控制和審計制度，并加強對HRMS日常負(fù)責(zé)人員(有的企業(yè)設(shè)有專門的HRMS經(jīng)理)的系統(tǒng)維護(hù)和更新工作的評估。

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