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計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案的管理作用
摘要：檔案是機(jī)關(guān)單位和企業(yè)為了更好地對(duì)員工和自身的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行管理，從而將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄的一種資料，企業(yè)將其合理歸類，并儲(chǔ)存好，方便以后工作需要。傳統(tǒng)的的檔案是以紙質(zhì)載體進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄，但是由于紙自身的特性，易損壞，造成數(shù)據(jù)的流失會(huì)或破壞。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的形式越來(lái)越普遍地被企業(yè)或機(jī)關(guān)單位應(yīng)用于檔案的記錄和管理上，這對(duì)于保護(hù)檔案的真實(shí)性和價(jià)值性有著重大的意義。文章通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理進(jìn)行分析，提出了一些建議。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；電子檔案；分析檔案
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是其發(fā)展歷程的記錄者、是其發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)者，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展有著重大的意義。企業(yè)可以根據(jù)檔案信息制定更好的市場(chǎng)策略，從而獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅容易造成數(shù)據(jù)的損壞，還不利于企業(yè)的查閱。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的形式越來(lái)越普遍地被企業(yè)或機(jī)關(guān)單位應(yīng)用于檔案的記錄和管理上，這對(duì)于保護(hù)檔案的真實(shí)性和價(jià)值性有著重大的意義。電子檔案的出現(xiàn)，企業(yè)不僅可以更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，而且還可以確保檔案信息的準(zhǔn)確性，大大減少了工作人員的工作量，提高了工作效率，從而促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。本文通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理進(jìn)行分析，提出了一些建議。
1電子檔案的含義
電子檔案與紙質(zhì)檔案的載體不同，紙質(zhì)檔案是通過(guò)紙張進(jìn)行檔案信息的記錄和存儲(chǔ)，而電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤進(jìn)行數(shù)據(jù)整合及存儲(chǔ)的一種電子圖像及文字的聚合。電子檔案也可以看作是虛擬檔案，它并不是將檔案信息完全原封不動(dòng)地轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)中，而是通過(guò)特殊的符號(hào)和代碼進(jìn)行記錄，這些代碼就對(duì)應(yīng)著那些檔案信息中的文字圖片。對(duì)于電子檔案，一般需要特定的軟件才能將代碼轉(zhuǎn)換成文字圖片，否則就看不到真實(shí)的內(nèi)容。電子檔案一般用磁盤或者光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，目前也可以用云存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。
2電子檔案的優(yōu)勢(shì)
2.1實(shí)體的虛擬化
實(shí)體檔案一般是用紙張或者光盤進(jìn)行信息的記錄，這樣的檔案管理方式很容易受到客觀原因的影響，例如工作人員的失誤等原因，這些都容易造成檔案信息的損壞，從而大大降低檔案信息的真實(shí)性和價(jià)值性。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，而計(jì)算機(jī)又有開(kāi)放性和互聯(lián)性的特征，所以電子檔案是無(wú)形的，而且對(duì)檔案信息而言，更具有安全性。電子檔案信息的存儲(chǔ)具體位置并不明確，而且并不集中統(tǒng)一，所以電子檔案信息不易遭到損壞。
2.2管理的數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案管理都是人工手動(dòng)操作，所以不僅耗時(shí)耗力，還可能因?yàn)橐粫r(shí)的失誤造成更大的影響，從而加大工作量。數(shù)字化的檔案管理工作完全通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行，工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各種信息合理歸類，也可以將收集到的其它信息進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化的檔案信息不僅可以集文字、圖片、視頻等多種文件形式為一體，而且工作人員還可以通過(guò)超鏈接等手段將已有內(nèi)容更好地進(jìn)行延展，還可以根據(jù)喜好選擇背景顏色等個(gè)性化的東西，從而讓檔案信息變得更加豐富具體。
2.3周期性短
檔案信息由于內(nèi)容的豐富性和復(fù)雜性，在進(jìn)行管理時(shí)，必定會(huì)消耗大量的人力、物力和財(cái)力。工作人員用傳統(tǒng)的紙張記錄方式進(jìn)行檔案信息的整理時(shí)，不僅要對(duì)信息進(jìn)行合理的分類，還要進(jìn)行整合、分析，所以耗時(shí)耗力，還容易出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)于電子檔案的管理，工作人員只需在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行一些代碼的運(yùn)算，便可以將檔案信息進(jìn)行很好的歸類和整合，不僅減少了大量的工作時(shí)間，還提高了工作效率，保證了工作的質(zhì)量，從而縮短了檔案管理的周期性，而且確保了檔案信息的真實(shí)性和價(jià)值性。
2.4交互性
由于計(jì)算機(jī)的互聯(lián)性，用戶與電子檔案信息的提供者可以實(shí)時(shí)進(jìn)行溝通，以此更好地滿足用戶的需求，也方便信息提供者的修改和更新。由于電子檔案信息是線上信息，所以用戶在使用這些信息時(shí)，可以不用去檔案管理處親自查看，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢，便能得到自己所需要的信息，既省時(shí)，又達(dá)到了自己的目的，所以對(duì)于用戶的方便使用具有重大的意義。電子檔案的交互性不僅讓電子檔案管理者更加輕松，也讓用戶更加滿意，而且時(shí)效性也比較高。
2.5成本低
電子檔案管理的全部過(guò)程都是在網(wǎng)絡(luò)上完成的，工作人員不用耗費(fèi)更多的財(cái)力對(duì)電子檔案進(jìn)行加工、復(fù)印和裝訂，而且信息的使用過(guò)程也方便快捷，這大大降低了電子檔案的成本。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案信息的管理所消耗的成本與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，要低許多，因?yàn)闇p少了許多的收費(fèi)環(huán)節(jié)，這對(duì)于檔案信息的更好管理產(chǎn)生了很大的影響。
2.6加工標(biāo)準(zhǔn)化、檢索智能化
為了方便電子檔案的更好管理，電子檔案在進(jìn)行資源加工時(shí)，會(huì)有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，例如統(tǒng)一的瀏覽格式、統(tǒng)一的瀏覽平臺(tái)等，這對(duì)于工作人員的信息整合以及用戶的使用需求都提供了極大的幫助。由于網(wǎng)絡(luò)信息的豐富，工作人員在進(jìn)行電子檔案信息的分類整合時(shí)，可以將網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)的有效信息進(jìn)行收集，然后補(bǔ)充到電子檔案中，進(jìn)行更好的完善。用戶在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行檢索時(shí)，可以通過(guò)輸入關(guān)鍵詞很快找到自己所需要的信息，還能同時(shí)找到相似的信息，這對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，更好地滿足了其需求。
2.7服務(wù)性強(qiáng)
電子檔案由于信息的全面性較強(qiáng)，可以為人們帶來(lái)更好的服務(wù)，滿足人們多樣化的需求。人們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，也不需要去檔案管理處親自查看，只需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢就可以找到自己所需要的信息，對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，更為方便快捷。電子檔案的設(shè)計(jì)以及編寫方式都是為了更好地滿足社會(huì)和人們的需求，為其提供更好的服務(wù)，所以，電子檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)性，對(duì)于提高檔案信息的利用率來(lái)說(shuō)，具有重大的意義。
3計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的運(yùn)用
隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越變得普遍，各種企業(yè)都已經(jīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案替換成電子檔案了。電子檔案的出現(xiàn)不僅讓企業(yè)的檔案管理工作迅速發(fā)展，而且還給企業(yè)的工作帶來(lái)了極大的便利。電子檔案大大減少了工作人員的工作量，提高了其工作效率，而且還降低了工作中的錯(cuò)誤率，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重大的意義，也讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益大大提高。電子檔案的管理方式是新時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須加快電子檔案體系建設(shè)的步伐，使重新修改和整合過(guò)后的信息更好地滿足人們的需求、滿足社會(huì)的需求，從而方便企業(yè)更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。
（1）存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，隨著數(shù)量的不斷增加，也會(huì)導(dǎo)致占用的地方越來(lái)越大。隨著信息內(nèi)容的不斷豐富，企業(yè)需要用更多的存儲(chǔ)室來(lái)對(duì)這些檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這不僅增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還會(huì)導(dǎo)致檔案信息的冗雜，對(duì)于以后的工作來(lái)說(shuō)，都極為不便。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可以存儲(chǔ)幾間存儲(chǔ)室的紙質(zhì)檔案信息，而且所占用的空間也比較小，對(duì)于企業(yè)以后的工作來(lái)說(shuō)，也更為便利。
（2）查詢。工作人員在進(jìn)行工作時(shí)，常常需要用到檔案中的信息，在對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，不僅要花大量的時(shí)間，而且可能所需要的資料較為分散，這不僅給工作人員的查詢工作造成了極大的影響，還大大降低了工作人員的工作效率，長(zhǎng)期以往，最終會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。電子檔案出現(xiàn)后，工作人員只需在相應(yīng)的瀏覽平臺(tái)上輸入關(guān)鍵詞便能獲取到自己所需要的信息，這不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了工作的質(zhì)量，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重大的意義。
（3）監(jiān)測(cè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在安全性上有很大的問(wèn)題，由于紙質(zhì)檔案自身的特性，存放起來(lái)比較占位置，所以不好建立保護(hù)措施，這導(dǎo)致檔案信息的安全性較低，一旦由于某些客觀原因造成檔案信息的丟失，就會(huì)對(duì)企業(yè)造成重大的影響。電子檔案在信息的保密上則能達(dá)到很好的效果，由于電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，而計(jì)算機(jī)可以設(shè)置密碼，或者設(shè)置自動(dòng)監(jiān)測(cè)功能，這樣不僅讓檔案信息的安全性得到了很好的保障，還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行更好的管理，這對(duì)信息的真實(shí)性和價(jià)值性來(lái)說(shuō)，有著重大的意義。電子檔案的出現(xiàn)給企業(yè)和社會(huì)都帶來(lái)了極大的便利，其不僅替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，還減少了企業(yè)工作人員的工作量，提高了工作人員的工作效率，也更好地滿足了用戶多樣化的需求，對(duì)于企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)有著重大的意義。
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