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企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與研究論文
摘要：從企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)常用的功能需求出發(fā)，提出OA總體設(shè)計(jì)方案，規(guī)劃設(shè)計(jì)了OA的整體框架及其主要功能模塊。選擇Eclipse作為主要開發(fā)工具，運(yùn)用該可視化編程工具實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的界面交互，對Tomcat服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，確保企業(yè)OA的信息發(fā)布、工作流應(yīng)用、知識共享和公文管理等功能完整呈現(xiàn)。
關(guān)鍵詞：辦公自動化;工作流;功能;模塊;Eclipse DOI：10.11907/rjdk.143798
作者簡介：戴延軍（1983-），男，湖北武漢人，碩士，武漢都市環(huán)保工程技術(shù)股份有限公司工程師，研究方向?yàn)樾畔⒐こ獭?/p>
引言
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已成為企業(yè)提升競爭力的關(guān)鍵。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用滿足了企業(yè)無紙化辦公、業(yè)務(wù)信息化的需求，使企業(yè)打破辦公時(shí)空的限制，提高工作效率，提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平，降低企業(yè)營運(yùn)成本，從而全方位提升企業(yè)在市場競爭中的綜合實(shí)力[1]。
1 系統(tǒng)概述
本文企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)基于Web應(yīng)用程序，采用基于Windows/Unix/Linux操作系統(tǒng)的開發(fā)平臺，B/S模式的三層體系架構(gòu)，運(yùn)用Oracle數(shù)據(jù)庫，以門戶Portal服務(wù)器和J2EE服務(wù)器（Tomcat）為基礎(chǔ)支撐[2]。該系統(tǒng)的難點(diǎn)之一是如何構(gòu)架系統(tǒng)核心“協(xié)同引擎”。為此，將其分為4類：①信息協(xié)同：處理知識信息數(shù)據(jù);②流程協(xié)同：整合剛性流程和柔性流程;③人員協(xié)同：處理多通道、多空間之間的用戶關(guān)聯(lián);④業(yè)務(wù)協(xié)同：處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建和異構(gòu)系統(tǒng)間的整合。辦公自動化系統(tǒng)如何從網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)中高效、快捷提取數(shù)據(jù)，并簡易封裝成業(yè)務(wù)空間和流程模板，對于B/S結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)軟件至關(guān)重要。為了提高協(xié)同引擎的靈活程度，對系統(tǒng)工作流數(shù)據(jù)的自定義和匹配算法進(jìn)行最大限度的封裝和優(yōu)化，并結(jié)合數(shù)據(jù)庫觸發(fā)器、儲存過程、臨時(shí)表功能，采用異步交互通信技術(shù)AJAX開發(fā)Web應(yīng)用程序，使系統(tǒng)的工作流配置更靈活、簡易。用戶在系統(tǒng)維護(hù)過程中基本無需代碼開發(fā)。同時(shí)，本系統(tǒng)采用了先進(jìn)的數(shù)據(jù)優(yōu)化和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，讓同時(shí)在線應(yīng)用的并發(fā)訪問連接數(shù)達(dá)到了最大化，以滿足企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)對并發(fā)能力和訪問高效性的要求。
2 層次體系與開發(fā)平臺設(shè)計(jì)
該企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用了目前最為流行和實(shí)用的三層架構(gòu)體系（UI及集成組件層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)支撐層），運(yùn)用面向?qū)ο蟮姆庋b和多態(tài)的技術(shù)對操作類封裝，提高程序的安全性、可維護(hù)性及可移植性[3]。其中，UI及集成組件層主要包括：界面集成（Web門戶、Mobile應(yīng)用、智能客戶端）、流程集成（工作流）和信息集成（表單、圖表/報(bào)表、BI、全文檢索、信息轉(zhuǎn)換平臺）;業(yè)務(wù)邏輯層包括：Spring框架、IOC、AOP、Hibernate業(yè)務(wù)邏輯支撐、相關(guān)開發(fā)工具和API、消息組件、MOM、配置管理、License、緩存組件、CA組件、安全審計(jì)、異常處理、性能監(jiān)控、日志服務(wù)、完全審核等業(yè)務(wù)模塊;數(shù)據(jù)基礎(chǔ)支撐層包括：操作系統(tǒng)（Unix/Linux/Windows）、數(shù)據(jù)庫（Oracle/SQL Server）、門戶Portal服務(wù)器和J2EE服務(wù)器（Tomcat）。三層架構(gòu)體系是企業(yè)Web服務(wù)平臺最重要的服務(wù)框架（Service Framework）之一。本系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)基于三層分布式計(jì)算機(jī)體系結(jié)構(gòu)，編譯中間代碼SIL（Intermediate Language），由JVM （Java Virtual Machine）虛擬機(jī)來運(yùn)行。采用Java語言，運(yùn)用JSP和Javascript進(jìn)行Web頁開發(fā)[4]。其UI框架創(chuàng)建了傳統(tǒng)客戶端/服務(wù)器Web交互的抽象模型，使用戶能夠使用支持快速應(yīng)用程序開發(fā)（RAD）和面向?qū)ο缶幊蹋∣OP）的平臺開發(fā)工具來進(jìn)行應(yīng)用程序編程。
3 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。
圖1 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
4 系統(tǒng)主要功能模塊
4.1 用戶身份驗(yàn)證模塊
其主要功能是驗(yàn)證用戶進(jìn)入系統(tǒng)的身份，以及對該賬號在不同功能模塊下功能權(quán)限進(jìn)行身份驗(yàn)證。
4.2 員工通訊錄模塊
員工可及時(shí)維護(hù)更新個人基本信息，方便查詢、使用。
4.3 日程/計(jì)劃/會議模塊
用戶可添加、修改、刪除和查看自己的日程安排列表，系統(tǒng)根據(jù)安排的日程計(jì)劃進(jìn)行提醒。普通員工提交日志需要得到主送人員的審批。日程及計(jì)劃模塊極大地增強(qiáng)了工作的計(jì)劃性，方便工作團(tuán)隊(duì)溝通交流。會議管理包括會議議程起草和發(fā)布、會議資源安排、參會人員通知、參會人員參會回執(zhí)、會前預(yù)警提醒及會議紀(jì)要編寫等，提供會議全程管理。
4.4 信息發(fā)布模塊
信息發(fā)布模塊用作信息管理員發(fā)送通知、公告、新聞、討論、調(diào)查等，被發(fā)送用戶都可以查閱信息內(nèi)容，只有發(fā)送信息的管理員用戶有權(quán)修改、刪除該信息內(nèi)容。本模塊提供企業(yè)內(nèi)部信息分享、有效信息發(fā)布和討論交流功能，使員工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動態(tài)，將有關(guān)通知信息及時(shí)傳遞到單位內(nèi)部的各層級，包括信息動態(tài)、信息發(fā)布、信息瀏覽、公文公告等子模塊。
4.5 知識中心模塊
本模塊主要分為文檔中心、個人知識中心、知識廣場、我的博客等子模塊。其中：①文檔中心對系統(tǒng)注冊用戶上傳的文件進(jìn)行管理，對各種電子文檔進(jìn)行保管、利用和分享，按文檔管理員所分配的權(quán)限進(jìn)行使用和共享;②個人知識中心將注冊用戶上傳的文檔、發(fā)布的博客進(jìn)行集中管理，可按照類型分類，形成個人的個性化知識社區(qū);③知識廣場由單位文檔管理員將所分享的文檔按照類別集中管理，形成單位知識社區(qū)，供注冊用戶分享;④我的博客，用戶可以將自己所需要分享的知識內(nèi)容寫成博客，按權(quán)限發(fā)布，供信息接收者瀏覽，瀏覽者可進(jìn)行評論。
4.6 公文管理模塊
系統(tǒng)可設(shè)計(jì)發(fā)文單和電子印章，實(shí)現(xiàn)公文全流程線上辦理。主要包括：發(fā)文處理類、收文處理類、簽報(bào)、公文查詢等功能。
4.7 表單應(yīng)用模塊
系統(tǒng)運(yùn)行后，企業(yè)的辦公流程全部轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中操作。在“表單應(yīng)用”模塊中，可將企業(yè)的所有紙質(zhì)表單電子化，并預(yù)制固定的審批流程，實(shí)現(xiàn)工作表提交審批等各種辦公業(yè)務(wù)的操作[5]。
4.8 業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊
對企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如營銷系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)（e-HR）、檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行入口整合，形成統(tǒng)一的辦公入口，將辦公自動化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程直接推送到OA中進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批，審批后將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)回轉(zhuǎn)到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以提高企業(yè)整體反應(yīng)速度和決策支撐能力。
4.9 綜合辦公模塊
本模塊可以進(jìn)行車輛管理、辦公用品管理、辦公設(shè)備管理、圖書資料管理，滿足相關(guān)管理部門對辦公資源合理調(diào)配和管理的需求。
4.10 電子郵件模塊
本模塊可實(shí)現(xiàn)外部郵件和內(nèi)部協(xié)同之間的轉(zhuǎn)化。將郵件服務(wù)器配置在辦公自動化系統(tǒng)的郵件模塊內(nèi)，可將收到的外部郵件轉(zhuǎn)化為內(nèi)部協(xié)同進(jìn)行審批，也可將內(nèi)部協(xié)同轉(zhuǎn)發(fā)為外部郵件。
5 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境及系統(tǒng)性能分析測試
5.1 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境
服務(wù)器：①操作系統(tǒng)：Windows 2012 server/Windows 2008 server R2;②數(shù)據(jù)庫：Oracle 10g/11g;③瀏覽器：IE8.0及以上;④服務(wù)器硬件配置：Intel Xeon 5500 cup（L2=8M）、8G內(nèi)存、500G硬盤、100M網(wǎng)卡。
客戶端：①瀏覽器：IE8.0及以上;②客戶端硬件配置：Intel E5300 cup、2G內(nèi)存、320G硬盤、100M網(wǎng)卡。
5.2 系統(tǒng)性能分析與測試
訪問性能和穩(wěn)定性是系統(tǒng)設(shè)計(jì)需解決的關(guān)鍵問題。而對性能影響較大的兩個因素是：同時(shí)在線連接辦公自動化系統(tǒng)的并發(fā)訪問人數(shù)和OA系統(tǒng)各類信息的數(shù)量。辦公自動化系統(tǒng)在正式上線使用之前需進(jìn)行嚴(yán)格的軟件功能和性能測試。逐一對各模塊進(jìn)行測試、調(diào)整和修改。測試內(nèi)容包括功能模塊、軟件性能、兼容性、安全性、可操作性等。
本系統(tǒng)采用的測試工具主要為：QALOAD、WAS和LoadRunner。系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)客戶端和服務(wù)器端均能正常運(yùn)行，在于不同顯示分辨率下辦公自動化系統(tǒng)界面也能夠正常展現(xiàn)，并確保網(wǎng)頁界面中的嵌套鏈接正確無誤。疲勞測試結(jié)果表明，系統(tǒng)完全符合OA系統(tǒng)的疲勞測試標(biāo)準(zhǔn)要求;壓力測試表明，OA系統(tǒng)5分鐘內(nèi)每秒平均并發(fā)連接次數(shù)為378次/s，說明該辦公自動化系統(tǒng)可以承受較大的負(fù)載，能夠滿足多用戶同時(shí)在線并發(fā)連接訪問。
6 結(jié)語
企業(yè)OA系統(tǒng)融企業(yè)日常管理和辦公自動化于一體，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。本系統(tǒng)的應(yīng)用，極大提高了生產(chǎn)效率，節(jié)約了辦公成本。同時(shí)，整合了企業(yè)各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，規(guī)范了信息規(guī)則，消除了信息孤島。本系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)各分公司、項(xiàng)目部，將有利于信息共享、交流和分享，有利于企業(yè)自身規(guī)范管理制度、提高管理水平，為企業(yè)運(yùn)營構(gòu)建一個統(tǒng)一、高效、協(xié)同的辦公信息化平臺。由于工作流程本身處于動態(tài)變化之中，本系統(tǒng)提出了OA系統(tǒng)工作流類別體系自動更新機(jī)制，減少了信息管理人員對分類標(biāo)簽及代碼的維護(hù)工作量，適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)需求動態(tài)變化。各類企業(yè)的業(yè)務(wù)及流程不盡相同，但辦公系統(tǒng)具有相似性，本文所開發(fā)系統(tǒng)功能齊全，可為辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)提供借鑒參考。
參考文獻(xiàn)：
[1] 范玉順.企業(yè)信息化規(guī)劃的基本框架與方法[J].新技術(shù)工藝，2004（9）：18-21.
[2] 王中兵.Java Web主流框架整合[M]. 北京：電子工業(yè)出版社，2007.
[3] 沃爾斯.Spring in Action[M]. 北京：北京人民郵電出版社，2005.
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