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分析ERP系統(tǒng)在企業(yè)的財務(wù)管理中的運用
[摘 要]： ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)管理和生產(chǎn)管理等功能的集成，將數(shù)據(jù)的采集延伸到生產(chǎn)、采購、銷售和庫存等環(huán)節(jié)，使企業(yè)管理的方式產(chǎn)生了重大的飛躍。本文從ERP系統(tǒng)的重要作用出發(fā)，結(jié)合本公司實際情況闡述了其在企業(yè)的會計核算、預(yù)算管理、成本管理等其他方面的應(yīng)用，并對ERP在企業(yè)財務(wù)管理中的運用和對會計人員角色的影響進行了分析。
[關(guān)鍵詞]： ERP系統(tǒng)； 財務(wù)管理； 運用
中圖分類號：F275 文獻標(biāo)識碼： A
長期以來，銷售型企業(yè)財務(wù)在管理控制和決策支持方面功能薄弱，會計作業(yè)主要體現(xiàn)于事后收集和反映會計數(shù)據(jù)，當(dāng)企業(yè)危機發(fā)生時，危機便首先表現(xiàn)為財務(wù)危機，或缺少資金，或缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。ERP開始應(yīng)用于財務(wù)管理，不僅反映并改善了上述缺陷，同時依托這一平臺，集成各種經(jīng)營資源和信息，如客戶、供應(yīng)商、銷售公司、代理商等，為企業(yè)科學(xué)決策提供了更好的依據(jù)和服務(wù)。
ERP財務(wù)管理實施目標(biāo)，自上世紀(jì)90年代起，會計系統(tǒng)全面推進會計電算化，幾乎所有的財務(wù)人員都得到了相應(yīng)的技能培訓(xùn)。計算機在會計核算上的應(yīng)用，使財務(wù)人員從繁瑣機械的手工記賬中解放出來，有了更多的精力去做財務(wù)管理工作�，F(xiàn)在ERP的出現(xiàn)，又顛覆了以往計算機僅僅在會計核算上的應(yīng)用，并突破了以往財務(wù)工作的獨立性。ERP是一個集中化管理模式系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，財務(wù)人員參與進去的除了財務(wù)會計模塊，還有后勤模塊（用于物資采購的發(fā)票校驗）、項目系統(tǒng)模塊（用于集成的項目核算）、人力資源模塊（用于上報考核工資）等等。因此，ERP在財務(wù)管理上實施的目標(biāo)，絕對不是簡簡單單的會計核算，而是在ERP平臺下實施財務(wù)管理應(yīng)用。
ERP是enterprise resource planning的英文縮寫，中文意思是企業(yè)資源計劃，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念，對于企業(yè)管理者來說，經(jīng)營管理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng)造價值的過程。但這時候的企業(yè)資源計劃關(guān)注的往往是單個企業(yè)內(nèi)部資源的配置，管理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進行。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實現(xiàn)快速集中和優(yōu)化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)管理的一個共同的需要。把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動、供應(yīng)商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個完整的供應(yīng)鏈并對供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)、運輸、服務(wù)與維護、財務(wù)管理、人事管理、項目管理等進行有效管理，對提升企業(yè)經(jīng)營管理整體績效具有非常重要的作用。
湖北省電力公司通過全面建設(shè)實施ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了財務(wù)、物資、項目、設(shè)備資產(chǎn)、人資等五大業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)集中、數(shù)據(jù)集中、編碼統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、信息共享、業(yè)務(wù)集成，給湖北省電力公司及所屬地市級供電單位的經(jīng)營管理績效的提升帶來了革命性的推動。
一、利用ERP系統(tǒng)提高企業(yè)的財務(wù)管理水平
ERP系統(tǒng)在運行中需要大量的財務(wù)信息，所以在運行ERP之前，必須做好有關(guān)方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，促使財務(wù)人員制定相關(guān)的制度，提供所有的會計與財務(wù)資料，為日后財務(wù)管理流程化提供條件。大量的數(shù)據(jù)計算、分類、歸集、存儲、分析等工作，都可以由計算機自動完成，提高了會計工作效率，使會計信息的提供更加及時，滿足了現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)濟預(yù)測、決策的需要。運用了ERP系統(tǒng)搜集各項交易數(shù)據(jù)后，即依企業(yè)在ERP系統(tǒng)所設(shè)定的參數(shù)與所選擇的企業(yè)業(yè)務(wù)程序，來進行運算、處理與分析，進而自動產(chǎn)生供管理決策參考的相關(guān)信息，管理會計人員不需再搜集、處理與分析數(shù)據(jù)。
有鑒于此，企業(yè)內(nèi)部會計人員所扮演的角色，應(yīng)由原來的交易記錄者、報表編制者，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)決策者的咨詢伙伴，以協(xié)助企業(yè)決策者取得與運用ERP系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息。內(nèi)部稽核人員方面也有所改變，傳統(tǒng)的稽核業(yè)務(wù)較著重于正式的會計控制功能。然而，在新信息技術(shù)之下，企業(yè)內(nèi)部控制從以財務(wù)會計為主的內(nèi)部控制擴大為企業(yè)整體營運的內(nèi)部控制。因此，內(nèi)部稽核人員的新使命將以有效提升企業(yè)價值為未來角色發(fā)展的重要方向
二、利用ERP提升企業(yè)資金管理水平
通過ERP系統(tǒng)中的財務(wù)分析系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，企業(yè)可進行資金流動性分析，了解資金的投向是否向效益高的產(chǎn)品和經(jīng)營領(lǐng)域流動，結(jié)構(gòu)是否合理。如：資金周轉(zhuǎn)率的高低可以看出資金的轉(zhuǎn)化是否順暢，周轉(zhuǎn)是否較快，通過預(yù)算的報警系統(tǒng)了解有沒有超過規(guī)定的資金定額，通過固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比例了解資金占用比例是否合理；企業(yè)通過自有資金、長期負(fù)債和短期負(fù)債所占的比重是否恰當(dāng)，已籌資金是否確保了生產(chǎn)經(jīng)營活動和企業(yè)未來一定時期內(nèi)發(fā)展的需要，資金籌措支付的成本是否合理等因素分析，確定資金的籌集與使用。
根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會統(tǒng)計，使用一個ERP系統(tǒng)，可以為企業(yè)帶來庫存下降30%～50%；延期交貨減少80%；采購提前期縮短50%；停工待料減少60%；制造成本降低12%；管理水平提高，管理人員減少10%，生產(chǎn)能力提高10%～15%等直接經(jīng)濟效益。這一點對于我公司有著重要的意義，由于交貨期的延遲，庫房偏小，各類絕緣子型號類似，從外觀上難以區(qū)分，庫存有很大的壓力，各類絕緣子型號類似在ERP系統(tǒng)的幫助下實行了貨位標(biāo)示管理，把各種類型絕緣子按照訂單及規(guī)格型號分別標(biāo)識在相應(yīng)貨位上，這樣從ERP系統(tǒng)里就能清楚地看到庫存結(jié)存的未發(fā)貨的訂單以及各規(guī)格型號的絕緣子，避免了以前未應(yīng)運ERP時到處找貨的情況，極大的改善了庫存情況，使倉庫的使用率得到很大的提高。
三、利用ERP提升企業(yè)成本管理水平
現(xiàn)代成本管理需要一個能協(xié)調(diào)地計劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動都面向市場來進行運作。在典型的ERR系統(tǒng)中，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個標(biāo)準(zhǔn)化的報告系統(tǒng)，用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個系統(tǒng)具有容易操作的特點，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體說來，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個方面：成本中心會計、定單和項目會計、獲利能力分析等系統(tǒng)。 以定單和項目會計為例，我公司是一個典型的訂單型的生產(chǎn)企業(yè)，使用ERP系統(tǒng)收集成本，并用計劃與實際結(jié)果之間的對比來協(xié)助對每一個訂單的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化我公司對每一項業(yè)務(wù)活動的計劃與執(zhí)行。
再以獲利能力分析為例，哪一類絕緣子會產(chǎn)生最好的效益？一個特定的絕緣子定單利潤是怎樣構(gòu)成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時，銷售、市場、產(chǎn)品管理、等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進行進一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場中的位置，并對新市場的潛力進行評估。
在我公司上ERP系統(tǒng)之前，雖然對每個訂單也進行了項目評審，但評審的主要目的是生產(chǎn)上能否按訂單及時交貨，對于利潤率僅作為一個輔助項目來參考。這樣的后果就是生產(chǎn)是完成了，但對企業(yè)利潤的創(chuàng)造只能秋后算賬，等到財務(wù)報表出來后才能知曉。我公司ERP系統(tǒng)里有一個訂單成本核算模塊，由技術(shù)部將技術(shù)通知單下發(fā)，ERP系統(tǒng)即可按流程工藝計算此訂單的盈利情況。這樣公司在生產(chǎn)決策上就可兼顧生產(chǎn)效率以及盈利情況均衡安排生產(chǎn)。
四、利用ERP提升企業(yè)財務(wù)決策與計劃能力
我公司ERP系統(tǒng)實行的是三級計劃管理，即決策層、計劃層和執(zhí)行層，是一種計劃主導(dǎo)型管理模式，計劃層次從宏觀到微觀、從戰(zhàn)略到技術(shù)逐層優(yōu)化，但始終保證與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)一致；ERP的財務(wù)子系統(tǒng)中包含了成本會計和財務(wù)管理功能，可以由生產(chǎn)活動直接產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)，把實物形態(tài)的物料流動直接轉(zhuǎn)換為價值形態(tài)的資金流動，財務(wù)部門及時得到資金信息用于成本控制，通過資金流動狀況反映經(jīng)營情況，隨時分析企業(yè)的經(jīng)濟效益，參與決策，指導(dǎo)與控制經(jīng)營和生產(chǎn)活動，形成物流與資金流的統(tǒng)一。
ERP應(yīng)用涵蓋了銷售、采購、財務(wù)、質(zhì)量、人力資源和設(shè)備的管理，采用現(xiàn)代技術(shù)，將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的信息資源進行整合，達到信息資源共享的目的，減少內(nèi)部消耗，提升企業(yè)效率，其實質(zhì)為業(yè)務(wù)流程重組。重要特征為體現(xiàn)在財務(wù)賬面上的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息不僅是資金的收付，而且涵蓋了從供應(yīng)商供貨到產(chǎn)品銷售給用戶的全部信息。
五、ERP在具體的財務(wù)管理應(yīng)用中還要關(guān)注的問題
（一）人機應(yīng)用欠缺靈活性由于ERP系統(tǒng)本身所具有的高度集成性，所以在人機應(yīng)用方面表現(xiàn)出較多的不靈活性。比如，在各個窗口打開過程中，必須按照順序一個一個打開，只要無意間關(guān)閉了哪一個系統(tǒng)，其后面的操作都無法實現(xiàn)，而不像我們平時使用的WORD、EXCEL等操作系統(tǒng)，關(guān)閉前面的操作不會影響后面的操作。
�。ǘ┫到y(tǒng)維護成本較高。由于ERP系統(tǒng)一般情況下都是由上而下進行維護，而基層的維護人員又無法真正了解ERP的運作過程以及內(nèi)含的關(guān)鍵控制點，加上系統(tǒng)又是請xx方面的公司開發(fā)研制的，我公司一般員工在操作中一旦出現(xiàn)問題，往往需要層層匯報，時間長、費用大，影響了企業(yè)的效率。
�。ㄈ┎檎也铄e比較耗時雖然ERP具有高度集成等特點，對應(yīng)關(guān)系也比較明晰，但是在會計核算當(dāng)中，萬一哪個環(huán)節(jié)出了差錯，財務(wù)人員復(fù)核時如沒有及時發(fā)現(xiàn)，事后需要查找要復(fù)雜得多，所消耗的時間也要長得多。
六、ERP財務(wù)管理應(yīng)用的風(fēng)險及防范
ERP的上線工作經(jīng)過長時間充足的準(zhǔn)備，但任何新事物的應(yīng)用都有一個逐步適應(yīng)與完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)對可能存在的各種風(fēng)險有全面的了解，并且增強風(fēng)險意識，建立起一套行之有效的風(fēng)險防范與管理機制。財務(wù)部門是企業(yè)所有業(yè)務(wù)的最終反映與歸集部門，需要處理最大量的數(shù)據(jù)信息。因此做好風(fēng)險防范工作，是提高ERP實施成功率的重要保障。
傳統(tǒng)觀念與ERP的矛盾。熟悉電算化的人很容易認(rèn)為ERP就是一套軟件系統(tǒng)，并沒有意識到這是企業(yè)整個管理方式的改變。如果我們僅僅簡單地模擬現(xiàn)行企業(yè)的各個業(yè)務(wù)，使之一成不變地在新系統(tǒng)中進行計算機化，就會使ERP喪失其最重要的管理功能，最終將導(dǎo)致ERP應(yīng)用的失敗。
各個業(yè)務(wù)部門的密切配合度。ERP最大的特點是業(yè)務(wù)的集成，財務(wù)不能再像從前那樣單從自己的財務(wù)計算機系統(tǒng)中工作，而是與物資、項目、設(shè)備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個系統(tǒng)中顯示出自己的業(yè)務(wù)。若有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會直接影響財務(wù)人員的記賬工作。同樣，財務(wù)部門的工作也影響著其他部門。因此各個業(yè)務(wù)部門的密切配合度，也將直接影響ERP實施的成功率。
ERP接替老系統(tǒng)時段的風(fēng)險。一般來講，以前只有財務(wù)部門實行較為完善的電算化。新系統(tǒng)最初上線時，還沒有經(jīng)過充分的事實檢驗。雖然經(jīng)歷過單元測試、集成測試、模擬運行幾個過程，但仍不足以囊括所有的財務(wù)業(yè)務(wù)。新舊業(yè)務(wù)的流程有所不同、具體的操作方式有所不同，因此，未經(jīng)歷充分的實際業(yè)務(wù)檢驗，最好雙系統(tǒng)并用，一方面給大家充分的時間熟練地掌握新系統(tǒng)，另一方面可以對新舊系統(tǒng)賬套上的業(yè)務(wù)核算進行全面核對。
信息系統(tǒng)安全運行的風(fēng)險。ERP系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)若存在病毒感染、非法篡改、刪除等將造成業(yè)務(wù)中斷，給企業(yè)帶來不可彌補的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)控制好用戶權(quán)限以及建立完善的數(shù)據(jù)定期備份機制。
七、結(jié)束語
總之，ERP作為一種新的企業(yè)資源式，具有很強的應(yīng)用潛力，我公司也在去年才進行ERP的研制，今年才剛剛試運行。系統(tǒng)的完善還需要不斷積累經(jīng)驗；同時還需要將成功企業(yè)的成功系統(tǒng)匯總，把ERP實施工程中存在的不足予以予以克服和改進，以使ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中有更加美好的前景，全面提高企業(yè)的管理水平，努力實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。
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